Fagansvarlig som arkivar / dokumentforvalter Avdeling Økonomi og Personal, Nasjonalbiblioteket
Om stillingen
Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.
En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner for
dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.
Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.
Nøkkelinformasjon
Arbeidsoppgaver
- daglig registrering av post fra alle kanaler
- internkontroll
- gjenfinning av dokumenter
- kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
- bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
- sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
- brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
- videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
- ansvarlig for å utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan og arkivnøkkel
- ansvarlig for å vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
- ansvarlig for testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
- ansvarlig for å vedlikeholde og opprette maler
- faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
- dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lover
Systemforvalteransvar herunder:
- administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder,
Kvalifikasjoner
- krav til bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
- minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
- erfaring med å utarbeide arkivplan, bevaring- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
- erfaring med å vedlikeholde og opprette maler
- erfaring med arbeidsoppgavene vi har listet opp
- svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
- ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
- ønskelig med erfaring fra M365
- meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk
Noe reisevirksomhet til Mo i Rana må påregnes.
Arbeidssted:
Oslo
Personlige egenskaper
- gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
- evne til å ta initiativ
- stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
- faglig engasjert
- bidrar til et godt arbeidsmiljø
Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.
Vi tilbyr
Godt fagmiljø og gode kolleger
Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 62 – 66 som fortiden utgjør kr. 604 900 – 646 000 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
Sentral beliggenhet på Solli plass
Mulighet for trening i arbeidstiden
Medlemskap i Statens Pensjonskasse
Adresse: Henrik Ibsens gate 110, 0255 Oslo, Norge
Kontaktinformasjon
Om arbeidsgiveren
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet.
Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek.
Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 680 millioner kroner.
Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.
Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju.
